La même question pourrait se poser si l’on souhaitait traverser en voiture le Dieserto Del Monte ou les dunes du Sahara. Choisir une 4L, une citadine, un SUV ou un 4×4 ? Même si toutes ces solutions restent possibles avec un peu d’imagination, beaucoup de courage dans certains cas et un budget adapté, le choix du 4×4 semble le plus adapté.
Le besoin doit être clairement identifié et facilitera le choix du matériel d’impression.
Bien identifier son besoin de matériel d’impressions dans le 47
Vous ne le croirez peut-être pas mais identifier son besoin est une action souvent négligée par les clients. On me dit souvent : « ma machine est en panne, proposez-moi un équivalent » ou encore « mon contrat arrive à échéance, faites-moi une offre de renouvellement » et de rajouter « pas trop cher … ! ».
Le choix d’un photocopieur ou d’une imprimante peut s’avérer crucial dans le fonctionnement d’un service. Les files d’attentes d’impressions ou de copies interminables, le remplacement des consommables trop fréquent, les indisponibilités du matériel pour raisons techniques sont souvent la cause de tensions et de perte de temps. Un système d’impression mal dimensionné aura un impact négatif sur la productivité et les coûts d’une TPE ou d’une PME.
En vous adressant à un distributeur professionnel tel que Art’Com, vous serez accompagné pour :
Ecouter les utilisateurs
Comprendre l’ensemble des besoins et contraintes des utilisateurs permet de cibler le matériel correspondant parmi la très grande diversité de modèles.
Volumes et formats
Quantifier les volumes de pages à traiter et leur urgence, distinguer la part de pages couleurs et noires et le taux de A3, déterminer le besoin d’imprimer des enveloppes, des étiquettes, du papier épais ou brillant. Cette étape est primordiale. Elle détermine le segment matériel à privilégier, son format d’impression, sa capacité à encaisser les volumes pendant la durée du contrat, sa vitesse de sortie 1ère page, sa vitesse de production et sa capacité à imprimer sur des supports spéciaux.
Fonctionnalités et options
Identifier les utilisateurs et associer les fonctionnalités et options du matériel en rapport à leurs besoins. Ici, nous déciderons de la pertinence à accessoiriser le copieur avec un chargeur de documents plus performant et numérisation recto/verso une seule passe, le nombre de magasins papier, un système d’agrafage, un système de perforation, un finisseur pli et piqûre à cheval, etc… Nous déterminerons la nécessité de sécuriser les données, les scans, l’envoi de mails, etc…
Les coûts cachés
Un photocopieur ou une imprimante mal dimensionné peut s’avérer être un choix onéreux pour l’entreprise :
- remplacement des cartouches toners trop fréquent (privilégier un contrat de maintenance)
- consommation excessive de papier (opter pour un modèle Recto/Verso)
- consommation en énergie (un choix écoresponsable permet de faire des économies sur les factures d’électricité)
Pour conclure
Bien choisir un photocopieur professionnel n’est pas banal et le prix n’est pas le seul critère à prendre en considération. Faire le bon choix peut même être, avec le temps, une source d’économies.
Vous souhaitez vous équiper ou vous rééquiper d’un photocopieur ou d’une imprimante et vous n’êtes pas certain de pouvoir faire le bon choix, Art’Com vous aide à identifier votre besoin et choisir le matériel le plus adapté parmi la très grande diversité de modèles
