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Le volume des documents gérés par les entreprises augmente d’année en année. La gestion de documents est le système par lequel une entreprise organise numériquement tous ses documents, les contrats, les factures, les reçus… , qu’il soit au format papier ou au déjà au format numérique.
Le système implique généralement une architecture pour organiser les fichiers, tels que des dossiers, des catégories et des balises, des Tags , afin de faciliter le stockage et la recherche des différents documents, le tout étant centralisés dans une base de données unique.
Vos équipes peuvent facilement accéder aux documents recherchés, il est possible de les annoter, de les transférer à des collègues de travail ou un prestataires externe. L’information est partagée avec tous les collaborateurs, en fonction de leurs droits.
La GED facilite le travail collaboratif et la mobilité, ce qui permet à votre entreprise de gagner beaucoup de temps et augmente aussi sa fluidité.
Ce qu'il faut retenir
Les entreprises doivent jongler en permanence avec une multitude de documents important, il est primordial de pouvoir trouver ce que l’on cherche, et de le trouver rapidement. Une GED doit comporter des métadonnées pertinentes, comme le numéro de facture, le nom du fournisseur, la date, etc. pour retrouver facilement le document que vous recherchez. Certains systèmes ont également une fonction de marquage qui vous permet d’organiser et d’étiqueter les documents par catégorie, comme “facture” et “contrat”. Cela vous permet de voir facilement tous les documents d’un type ou d’un sujet particulier pour vous y référer facilement.
Partager les documents, c’est une chose, mais vous ne voulez pas que ces fichiers puissent être accessible sans control. Certains documents contiennent des informations sensibles qui doivent être protégées. Il se peut que vous ne souhaitiez pas que certains employés accèdent à des documents qui ne devraient être accessibles qu’à un petit nombre de personnes, comme les directeurs ou les membres du conseil d’administration. En tant que tel, le logiciel de gestion de documents doit fournir un moyen d’organiser et de sécuriser les fichiers afin que seules les personnes ayant les bonnes autorisations sur leurs comptes puissent y accéder et consulter les documents.
Pour une entreprise, garder une trace des dernières modifications d’un documents est un défi important. Beaucoup d’entreprise ont du mal à gérer l’historique des documents. Un système de gestion des documents est un outil essentiel pour surmonter ce problème, en fournissant un historique détaillé des dernières modifications, quelle a été la modification, qui l’a effectuée et quand … Ces données sont essentielles pour maintenir le contrôle des versions et s’assurer que les membres de l’équipe ne travaillent qu’à partir de la version la plus récente d’un document.
En fonction de vos besoins, l’accès extérieur est une autre fonctionnalité d’un logiciel de gestion de documents. Bien que de nombreuses personnes préfèrent gérer l’essentiel de leur travail sur leur ordinateur de bureau, l’accès avec un mobile ou en télétravail peut être important pour certaines entreprises, la pandémie de Covid 19 en est un bon exemple.
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